Cómo preparar un protocolo de empresa familiar.

El proceso

En la elaboración de un protocolo de empresa familiar se suceden generalmente una serie de fases. Llevarlas a cabo en este orden es importante para que al llegar al final del proceso, todos los miembros de la familia se sientan cómodos con los resultados obtenidos. Por otro lado, los expertos recomiendan siempre solicitar la figura de un mediador, queaporta una visión objetiva y, al ser ajeno a la familia, está más preparado para separar lo personal de lo profesional. Cuatro son las fases a seguir:

1. Diagnóstico: es el momento en que analiza la situación familiar y empresarial, mediante entrevistas confidenciales con familiares y estudio de los estados financieros, estatutos, testamentos y otros documentos que puedan ser relevantes. Al final de esta etapa se determina si la familia está en condiciones o no de elaborar un protocolo familiar en ese momento.

2. Desarrollo del protocolo: mediante reuniones familiares de una duración de 4-6 horas, una parte o la totalidad de la familia va debatiendo y alcanzando acuerdos que se redactan y finalmente se aprueban. Esta fase puede alargarse bastante en el tiempo. Es la más compleja, pues no finaliza hasta que todos los miembros de la familia han llegado al consenso en todos los acuerdos debatidos.

3. Implantación: tras la aprobación se redactan los documentos legales y se comienza a poner en marcha los acuerdos plasmados en documento escrito. Esta fase también es compleja, en relación inversa al grado de profesionalización de la gestión familiar. Es decir, cuanto más organizada estaba la empresa previamente, menos costosa será la implantación. Esto es así porque los acuerdos suelen acarrear cambios estructurales y organizativos, redefinición de roles y otros aspectos que no se pueden implantar de un día para otro sino que requieren un tránsito de la situación inicial a la deseada. Es importante tenerlo en cuenta para que todos los miembros de la familia gestionen sus propias expectativas sobre el resultado esperado con el protocolo.

4. Incorporación a la vida: se trata de la última fase, en la que se audita y se comprueba que lo acordado en el documento escrito está incorporado a la vida familiar y empresarial. El Consejo de Familia funciona, la incorporación de sucesores se está haciendo como estaba previsto, todos los miembros de la familia han interiorizado el protocolo y su rol dentro de la compañía y cuando surgen las disputas se acude a él para solucionarlas.